Sobald du für dein Café Mitarbeiter:innen beschäftigst, kommst du um einen Dienstplan nicht herum. Einen solchen fair und gut durchdacht zu erstellen, ist bei genauer Betrachtung gar nicht so einfach. Dazu musst du einige Faktoren und Vorgaben berücksichtigen. Doch die gute Nachricht ist: Eine professionelle und ausgefeilte Schichtplanung macht nicht nur dein Team glücklich, sondern steigert zudem den Umsatz. In diesem Artikel findest du Tipps für deine Personaleinsatzplanung sowie eine Liste an Software-Anbietern, die deinen Schichtplan digitalisieren.
Tipps für deinen Dienstplan
Bevor du deinen Dienstplan erstellst, benötigst du erst einmal Informationen über deine Personalsituation, Kennzahlen und rechtliche Rahmenbedingungen.
Wie lange im Voraus soll ich einen Schichtplan erstellen?
Im besten Fall erstellst du einen Schichtplan für die nächsten 14 Tage. Oftmals werden Dienstpläne nur von Woche zu Woche erstellt, deine Mitarbeiter:innen werden sich aber freuen, wenn sie eine etwas längere Planungssicherheit haben.
Tipp #1: Probiere beide Varianten mit deinem Team für ca. 3 Monate aus. Entscheidet danach gemeinsam, ob ihr mit wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Dienstplänen weitermachen wollt.
Muss ich alle Wünsche meiner Mitarbeitenden erfüllen?
Du als Schichtplaner:in solltest natürlich so gut es geht auf die Wünsche deines Teams eingehen, was Arbeitstage und -zeit anbelangt. Doch seien wir ehrlich: Du wirst es niemals allen zu 100% recht machen können. Kläre mit deinen Mitarbeiter:innen generelle Verfügbarkeiten ab und welche Umstände sie haben, z.B. Kinder, die in den Kindergarten gebracht und abgeholt werden müssen.
Tipp #2: Sprecht den Dienstplan zusammen im Team durch und klopft aktuell anstehende Termine in den kommenden 7 bzw. 14 Tagen ab: Arzttermin, Urlaub, Feiertage etc. Teile anschließend fix die Schichten ein.
Wichtig zu beachten sind außerdem zwischenmenschliche Faktoren. Arbeitet vielleicht Andi ungern mit Paul? Sind Julia, Deniz und Franky einfach ein mega eingespieltes Team? Wer kann was besonders gut? Wie ergänzen sich die einzelnen Personen? Berücksichtige solche Sachen unbedingt bei deiner Planung.
Welche gesetzlichen Regelungen muss ich beachten?
Achte darauf, dass du arbeitsrechtliche Vorschriften bei deiner Schichtplanung einhältst. Das sind z.B.
- Vertraglich geregelte Stunden pro Woche / Monat
- Allgemeine Arbeitszeiten
- Pausenzeiten
- Urlaubsanspruch und Guttage
- Pause zwischen zwei Schichten
Keine Angst, das musst du natürlich nicht alles im Kopf haben und händisch ausrechnen: Eine digitale Dienstplan-Software hilft dir dabei, alles im Blick zu behalten.
Was passiert, wenn jemand ausfällt?
Menschen sind keine Roboter. Es kann immer sein, dass jemand aus deinem Team kurzfristig krank wird oder anderweitig ausfällt. Ebenso kann eine unerwartet hohe Auslastung eintreten und du brauchst schnell noch 1 - 2 Kolleg:innen. Im besten Fall hast du hierfür Aushilfen parat, die geschwind einspringen können.
Tipp #3: Führe eine Art Bereitschaftsdienst ein, so dass z.B. wöchentlich wechselnd immer eine Person auf Abruf bereitsteht. Biete hierfür im Gegenzug beispielsweise einen Guttag pro zwei Wochen Bereitschaft an.
Welche Kennzahlen brauche ich für einen professionellen Schichtplan?
Jetzt kommen wir zum geschäftlichen Teil. Es gibt eine Reihe von Performance-Indikatoren, die du unbedingt für die Erstellung deines professionellen Schichtplans berücksichtigen solltest:
Durchschnittliche Anzahl Bons pro Stunde
Dank deines elektronischen Kassensystems kannst du dir diese Kennzahl leicht über ein Reporting ziehen. Dazu nimmst du die Zahlen von z.b. 14 Tagen und errechnest so die durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde (Tageszeit) für einen normalen Umsatztag. Beachte dabei auch den Wochentag und ggfs. saisonale Schwankungen.
Durchschnittliche Anzahl Bons pro Mitarbeiter:in
Mit dieser Kennzahl siehst du, wie viele Bons ein/e Mitarbeiter:in in einer Stunde "schaffen" kann. Zur Bestimmung ziehst du dir ebenfalls einen Report aus deiner Kasse. Damit die Zahl aussagekräftig genug ist, sollten mindestens 14 Arbeitseinsätze pro Person im Report erfasst werden. Diese Zahl hängt natürlich stark davon ab, ob du z.B. Tischservice oder Mahlzeiten anbietest.
Durchschnittlicher Umsatz pro Bon pro Mitarbeiter:in
Auch dieser Wert hängt wie oben bereits erwähnt von deinem gastronomischen Betrieb ab. Bietest du Mahlzeiten an? Gibt es Tischservice? Trotzdem wird es immer Teammitglieder geben, die es besser als andere verstehen, sogenanntes Up- oder Cross-Selling zu betreiben. Das bedeutet, dass sie die Kunden öfter dazu animieren können, z.B. noch ein Croissant zu ihrem Kaffee zu bestellen, den besonderen Specialty Coffee zu probieren oder Mandelmilch anstatt Kuhmilch nehmen. Diese Kennzahl spuckt dir wieder dein Kassenreporting aus.
Wie kombiniere ich nun alle Infos zu einem krass guten Dienstplan?
Nun kommt es darauf an, die dir zur Verfügung stehenden Informationen effektiv zu nutzen. Im besten Fall schaffst du es kontinuierlich, Unter- und Überbesetzung zu vermeiden sowie deinen Umsatz durch cleveren Personaleinsatz zu steigern.
Tu es dir nicht an, Schichtpläne noch auf Papier oder Excel zu erstellen. Inzwischen gibt es dafür eine Reihe an Apps, die dir dabei helfen, deine Schichtplanung digital zu machen. Die Erstellung an sich funktioniert generell über Drag-and-Drop. Die Software warnt dich davor, wenn du Mitarbeiter:innen einplanst, die vorher definierte Parameter überschritten haben bzw. wenn es zu Überschneidungen kommt (z.B. Soll-Arbeitszeit, Urlaub).
Einige Anbieter für Online Dienstpläne arbeiten bereits mit Algorithmen, um den für deinen Betrieb optimalen Schichtplan unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Kennzahlen zu erstellen.
15 Apps für deinen Online Dienstplan
Die nachfolgend aufgelisteten Apps sind allesamt online als SaaS (Software as a Service) verfügbar und benötigen keine Installation.
shore
shore ist ein umfangreiches Tool und verknüpft diverse Bereiche eines Betriebs. Ursprünglich nicht auf die Gastronomie ausgelegt, bietet shore inzwischen eine Branchenlösung an.
- Großer Funktionsumfang, z.B. Marketing-Instrumente, Chat-Tools
- Verknüpfung mit iPad-Kassensystem möglich
- Kostenlose Demo
- Ab 59,90 Euro pro Monat
Papershift
Papershift bietet in seiner "Professional" Version einen Algorithmus zur automatischen Dienstplanerstellung an. Du kannst alle Funktionen 14 Tage lang gratis testen.
- iOS und Android Apps
- Rollen- und Rechtesystem
- Digitaler Stundenzettel
- Zusatzfeatures: Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung
- Preis auf Anfrage
Planday
Mit Planday können deine Teammitglieder in einer App selbst ihre Schichten verwalten und tauschen (mit Freigabefunktion). 30 Tage lang kannst du alles kostenlos testen.
- Apps für Android und iOS
- Urlaubsverwaltung und Personalmanagement im Plus-Tarif
- Zeiterfassung kann für 1 Euro pro Monat und User dazugebucht werden
- Ab 2,99 Euro pro Monat und User
biduum
biduum wird von der SIEDA GmbH entwickelt und bietet dir neben einem Online Dienstplan weitere Funktionen. Du kannst die App 60 Tage kostenlos testen.
- Zusätzliche Features: Online Urlaubsplanung, Urlaubsantrag und -freigabe, Zeiterfassung
- Verfügbar auf PC/Laptop, Tablet, Smartphone
- Ab 14 Euro pro Monat
gastromatic
Gastromatic wurde - wie der Name bereits andeutet - gezielt für die Gastronomie entwickelt. Die App wartet mit einem Algorithmus auf, der dir hilft, deinen Dienstplan effizient und smart zu erstellen. Du kannst gastromatic 14 Tage kostenlos testen.
- Weitere Features in der Basisversion: Abwesenheitsplanung + Antragswesen, Zeiterfassung, Stammdatenverwaltung, Automatische Berechnung von Zuschlägen
- Automatisierter Dienstplan
- Smartphone-App für Mitarbeiter:innen
- Auf allen Geräten verfügbar
- Weiter Module zubuchbar, z.B. Personalakte, Lohnabrechnung, Schnittstellen zu Kassensystemen
- Ab 59 Euro pro Monat
ShiftJuggler
ShiftJuggler vereint Online Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einer App. Die Lösung deckt mehrere Branchen ab. 30 Tage lang kannst du ShiftJuggler kostenlos testen.
- Fünf verschiedene Dienstplan Ansichten durch Filtereinstellungen
- Online Urlaubsverwaltung mit Anfrage und Freigabe
- Im Browser auf allen Geräten nutzbar
- Zeiterfassung per App, Terminal und im Browser möglich
- Ab 29 Euro pro Monat
Shiftbase
Die branchenunabhängige Shiftbase Software ist im Browser und per App verfügbar. Du hast 14 Tage Zeit, um die Bezahlversionen von Shiftbase kostenlos auszuprobieren. Es gibt auch eine Free Version.
- App für Android und iOS
- Zusatzfeatures: Urlaubsplaner und -freigabe, Zeiterfassung
- Add-Ons: Personalmanagement, Online Stempeluhr
- Mitarbeiter können selbst Schichten tauschen
- Ab 3,00 Euro pro Monat und Mitarbeiter:in
shyftplan
shyftplan bietet eine KI-unterstützte automatisierte Schichtplanung an. Um mehr zu erfahren - wahrscheinlich auch den Preis - ist eine Demo notwendig.
- Schichtplan, Urlaubsplanung und Zeiterfassung
- Mitarbeiter können selbständig Schichten tauschen
- Mobile App für Android und iOS
- Preis auf Anfrage
tamigo
tamigo wartet mit vier Tarifen mit unterschiedlichem Funktionsumfang auf. Im kleinsten Tarif sind neben der Dienstplan-Funktion z.b. noch Abwesenheitsmanagement und Kommunikations-Tools enthalten. Du hast 30 Tage Zeit, um alles ausgiebig zu testen.
- Smartphone App für iOS und Android
- Funktionsumfang erweiterbar für größere Unternehmen
- Ab 15 Euro pro Monat und Standort
Staffomatic
Staffomatic by easypep bietet dir eine Reihe von Features in drei Tarifen an. Der Basic-Tarif dürfte für den Start in einem kleineren Betrieb ausreichend sein. Die kostenlose Testphase endet allerdings bereits nach 10 Tagen.
- Mitarbeiter können sich auf Schichten bewerben
- App für iOS und Android
- Urlaubsplaner ODER Zeiterfassung im Basic-Tarif inbegriffen
- Weitere Features in höheren Tarifen, z.B. Kommunikationstools, Rollen- und Rechtesystem
- Ab 1,80 Euro pro Monat und Nutzer
edtime PLUS
edtime PLUS von eurodata bietet dir ein Paket aus Dienstplan und Zeiterfassung inkl. Stempelmedien. Mit edpep+ kannst du für 1 Euro zusätzlich pro Monat und Mitarbeiter:in ein Aufgabenmanagement-Tool erwerben. Die kostenlose Testphase beläuft ich auf 30 Tage.
- Smartphone App
- Schichten tauschen
- Integrierte Stempeluhr
- Ab 35 Euro pro Monat für bis zu 10 Mitarbeiter:innen (für jedes weitere Teammitglied 3,50 Euro pro Monat)
Quinyx
Die Software von Quinyx unterstützt dich bei der Schichtplanung mit vorinstallierten Regeln. So kannst du Schichten auf Grundlage von Fähigkeiten und Qualifikationen vergeben.
- Zeiterfassung mit Stempeluhr
- Smartphone App für dich und dein Team
- Abwesenheiten verwalten
- Aufgabenverwaltung
- Kostenlose Demo
- Keine Preisangaben
planovo
planovo wird in zwei Versionen angeboten, die eine Reihe von Zusatzfeatures umfassen. Die in München entwickelte Software kannst du 30 Tage lang kostenlos testen.
- Mitarbeiterzugang
- Zusatzfeatures: Rollen- und Rechtesystem, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Kommunikationstools
- Add-Ons: Zeiterfassung, Stempeluhr
- Über den Browser auf allen Geräten verfügbar
- Ab 1,50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter:in
onduro
onduro bietet zwei Tarife: "Flex", wenn du hauptsächlich Aushilfen beschäftigst und "Fest", wenn du mehr Festangestellte hast. Die Funktionen beschränken sich auf die reine Dienstplanung.
- Smartphone App für iOS und Android
- Kostenlose Demo
- Ab 49 Euro pro Monat (für Teams mit hauptsächlich Festangestellten)
schichtplaner-online
Schichtplaner-online wird von der gleichnamigen UG in Augsburg entwickelt und ist in der Basisversion kostenlos. Nach kostenloser Registrierung kannst du kostenpflichtige Zusatzmodule in der Pro-Version auswählen.
- Zusatzfeatures: Kommunikations- und Chat-Tool, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Preise erst nach Registrierung sichtbar
Fazit
Auch im digitalen Zeitalter ist die Schichtplanung alles andere als ein Zuckerschlecken. Doch mithilfe diverser Funktionen von Online Dienstplan Software wird diese Aufgabe schon erheblich einfacher. Mit neuen Algorithmen wird dein Dienstplan anhand der Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen deiner Mitarbeiter:innen mit den oben genannten Kennzahlen abgeglichen und optimal erstellt. Deine Teammitglieder können ihre Einsätze in einer App verwalten und ggfs. Schichten untereinander tauschen.
Trotzdem ist es wichtig, dass du dich mit deinem Team zusammensetzt und den neuen Schichtplan absprichst, bevor er final rausgeht. So kommunizierst du mit deinem Team auf Augenhöhe und bist ansprechbar, wenn individuelle Wünsche vielleicht einmal nicht garantiert werden können.
Was denkst du?