Du hast es geschafft, mit deinem Businessplan die Finanzierung für dein Café zu sichern. Nun kann es endlich an die Umsetzung gehen! In diesem Beitrag erfährst du, welche Schritte bis zur Eröffnung deines Cafés nötig sind. Was in deinen Business- und Finanzplan gehört und welche Finanzierungsmöglichkeiten dir zur Verfügung stehen, findest du hier.
Behördengänge, Genehmigungen und weitere Voraussetzungen
Der erste Weg zur praktischen Umsetzung deiner Café-Eröffnung führt dich erstmal zu einigen Behörden und Instituten. Plane hierfür ausreichend Zeit ein!
Unternehmen gründen
Je nachdem, welche Unternehmensform du wählst, sind weitere Schritte für die Gründung notwendig. Das gilt für allem für die Gründung von Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). In diesem Artikel findest du mehr Informationen zu den gängigsten Rechtsformen für Café-Gründungen.
Gewerbe anmelden
Damit du in die Selbständigkeit als Café-Betreiber starten kannst, musst du dir einen Gewerbeschein beim zuständigen Gewerbeamt deiner Stadt holen. Beachte, dass hierfür Gebühren bis zu 65 Euro anfallen können. Den Gewerbeschein bekommst du in der Regel sofort ausgestellt. Im Anschluss werden sowohl das Finanzamt als auch die IHK über deine Gewerbeanmeldung informiert. Vom Finanzamt erhältst du innerhalb weniger Wochen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugeschickt. Online gibt es diverse Hilfeseiten, die dir beim Ausfüllen des Fragebogens helfen, z.b. hier. Wenn du eine/n Steuerberater*in hast, der/die mit dir das Formular ausfüllt, umso besser. Nachdem du alles sorgfältig ausgefüllt und ans Finanzamt zurückgeschickt hast, bekommst du in der Regel innerhalb von 2 - 6 Wochen deine Steuernummer ausgestellt.
Anmeldung Berufsgenossenschaft
Mit der Eröffnung eines Gastronomiebetriebes musst du dich bei der Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) anmelden. Die BGN ist Träger der Unfallversicherung. Die Anmeldung muss spätestens eine Woche nach Betriebseröffnung erfolgt sein. Hier findest du das Formular und weitere Informationen zur Anmeldung.
Pachtvertrag unterschreiben
Da du für einige Genehmigungen deinen Pachtvertrag bzw. Lage- und Grundrisspläne benötigst, solltest du deine Räumlichkeiten gleich zu Beginn wählen und den Miet-/Pachtvertrag unterzeichnen. Dein Café unterliegt diversen Hygienevorschriften, deren Einhaltung regelmäßig kontrolliert werden. Es ist demnach klug, deine Location gleich zu Beginn mit der zuständigen Behörde (Ordnungsamt) zu besichtigen und abnehmen zu lassen. Vor allem, wenn du Umbaumaßnahmen durchführst, die die Raumaufteilung und/oder Raumgröße verändern, musst du dir zuvor eine Baugenehmigung bzw. Nutzungsänderung beantragen. Auch bezüglich Brandschutz solltest du dich mit dem Ordnungsamt abstimmen, um später keine Probleme bei der Endabnahme zu bekommen.
Nachweis fachliche Eignung
Da du in deinem Café mit Lebensmitteln hantierst, musst du einige Kurse besuchen, um deine fachliche Eignung zur Eröffnung eines Cafés einzuholen. Dazu zählen:
- Ein Lehrgang zum Lebensmittelrecht bei der IHK. Dieser Lehrgang entfällt, wenn du bereits eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie und Gastronomie vorweisen kannst.
- Die Schulung zur Lebensmittelhygieneverordnung, ebenfalls bei der IHK. Diese Schulung ist auch für deine Angestellten verpflichtend.
- Die Erstbelehrung zum Infektionsschutzgesetz. Diese wird vom Gesundheitsamt durchgeführt.
Gaststättenkonzession
Wenn du zusätzlich alkoholische Getränke ausschenken möchtest, stehen eine Reihe weiterer Behördengänge und Genehmigungen an: Du benötigst in den meisten Bundesländern eine Gaststättenkonzession bzw. Gaststättenerlaubnis.
Die Gaststättenkonzession wird vom zuständigen Ordnungs- oder Gewerbeamt vergeben und kostet je nach Region, Betriebsart und Räumlichkeit zwischen ca. 50 und 3.500 Euro.
Um die Lizenz zu erhalten, benötigst du neben den weiter oben aufgeführten Schulungen und Belehrungen in der Regel folgende Unterlagen:
- Personalausweis
- Unbedenklichkeitsbescheinigung durch das Finanzamt
- Polizeiliches Führungszeugnis
- Auskunft Gewerbezentralregister
- Miet-/Pachtvertrag bzw. Kaufvertrag
Achtung: Sobald die Alkohol ausschenkst, unterliegst du automatisch der Toilettenpflicht. Ansonsten gelten je nach Bundesland andere Regelungen. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Erweiterte Gaststättenerlaubnis für Außenbereich
Dein Café hat einen Außenbereich, wie z.B. eine kleine Terrasse? Dann musst du hierfür eine erweiterte Gaststättenerlaubnis einholen. Welche Vorschriften dafür genau gelten, sind von Bundesland zu Bundesland bzw. von Kommune zu Kommune verschieden, ein paar Grundregeln gelten aber überall. So musst du z.B. den Lärmschutz beachten.
In den meisten Städten ist es eher schwierig, eine eigene Terrasse für dein Café zu bekommen. Deshalb nutzen viele Gastro-Betriebe den Gehweg als zusätzlichen Außenbereich. Da dieser aber eigentlich nicht zur Bewirtung vorgesehen ist, musst du in diesem Fall - wie sollte es anders sein? - eine Sondernutzungserlaubnis beantragen. Welche Fläche du für die Bewirtung deiner Gäste nutzen darfst, wird vom Ordnungsamt bestimmt. Die Tische und Stühle, die du zu diesem Zweck aufstellst, dürfen nämlich nicht die "Sicherheit und Leichtigkeit" des Verkehrs beeinträchtigen. Mit der Sondernutzungserlaubnis bekommst du dann die allgemein bekannten weißen Punkte auf dem Gehweg, die deine Außenfläche begrenzen. Auch hierfür fallen Gebühren an, die sich von Stadt zu Stadt unterscheiden.
Rundfunkbeitrag anmelden
Richtig, der Rundfunkbeitrag (vielen noch bekannt als "GEZ") macht auch vor deinem Café nicht Halt. Du musst hierzu dein Café als Betriebsstätte anmelden und die Anzahl der Beschäftigten angeben. Die Beitragshöhe wird darüber bestimmt. Hier findest du das Formular zur Onlineanmeldung des Rundfunkbeitrags für Gewerbe.
Vorsicht: Die Bezahlung des Rundfunkbeitrags allein berechtigt dich noch nicht, Hintergrundmusik in deinem Café abzuspielen. Dazu musst du dich zusätzlich bei der GEMA anmelden und die nötige Lizenz einholen.
GEMA anmelden
Ganz in Stille in einem Café zu sitzen, nur mit diversen Gesprächsfetzen durchzogen, ist doof. Und ungemütlich. Bevor du aber auch nur einen Ton an Hintergrundmusik abspielen kannst, musst du bei der GEMA die dafür nötige Lizenz einholen. Wie viel dich diese Lizenz kostet, hängt von der Art der Musiknutzung ab (in deinem Fall also Hintergrundmusik) und der Größe deiner Räumlichkeiten in Quadratmetern. Hier findest du weitere Informationen und Formulare für die GEMA Anmeldung für Gastronomiebetriebe.
Solltest du in deinem Café Events veranstalten, wie z.B. Abende mit Livemusik, musst du hierfür eine gesonderte Lizenz einholen.
Weitere Gesetze und Vorschriften für den Café-Betrieb
Neben den in diesem Artikel bereits erwähnten Vorschriften und Genehmigungen solltest du dich eingehend mit den für dein Bundesland bzw. deine Kommune geltenden Gesetzen und Vorschriften für Gastronomiebetriebe auseinandersetzen. Dazu zählen insbesondere:
- Gaststättengesetz und -verordnung
- Europäische Verordnungen (z.B. Deklaration von Inhaltsstoffen)
- Weitere Vorschriften bzgl. (Lebensmittel-)Hygiene
- Verordnung zur Entsorgung von Küchenabfällen
- Lärmschutz
- Nichtraucherschutz
- Jugenschutz
- Arbeitsrecht
Räumlichkeiten ausstatten
Nachdem du den Miet-/Pachtvertrag für dein Café unterschrieben hast, geht es an die Ausstattung. Wenn in deinen Räumlichkeiten bereits zuvor ein Gastronomiebetrieb war, kannst du oftmals bestehendes Inventar abkaufen - sofern es zu deinem Konzept passt. Gerade bei größeren Investitionen wie z.B. für die Theke oder Kühlschränke lohnt es sich, diese gebraucht zu übernehmen. Woher du dein restliches Mobiliar beziehst, hängt von deinem Konzept ab. Für ein alternatives Flair bieten sich z.B. DIY Palettenmöbel oder Vintage Mobiliar vom Flohmarkt an. Willst du es eher clean und schlicht, sind Läden für minimalistisches Interieur die richtige Wahl. Das gilt ebenso für Dekoration, Licht, Geschirr, etc.
Ebenso solltest du Hotspot Anbieter checken, damit du noch vor der Eröffnung ein internes und ein davon getrenntes Gäste-WLAN einrichten kannst. Setze dich zudem damit auseinander, welches Kassensystem du verwenden möchtest.
Lieferungen planen
Damit du deine Gäste versorgen kannst, benötigst du natürlich die entsprechenden Waren. Das fängt bei deinen Kaffeebohnen an und hört mit Zucker auf. Kaffee ist logischerweise dein wichtigster Rohstoff. Wo und wie du ihn beziehst, definiert nicht nur die geschmackliche Qualität des Produkts, das du deinen Gästen anbietest, sondern auch deine Vision und Haltung zum Thema Kaffee. Wenn du selbst rösten möchtest, ist deine Bezugskette eine andere als bei Fremdbezug bzw. Einkauf bei einem Röster deiner Wahl. Aber auch Produkte wie Milch bzw. Alternativen zu Milch, Zucker, Zutaten für die angebotenen Speisen etc. wollen regelmäßig geliefert werden. Investiere hier genug Zeit und Recherche, denn im besten Fall bindest du dich langfristig an die jeweiligen Lieferanten und Dienstleister. Plane nach Vertragsunterzeichnung die ersten Lieferungen. Nach den ersten Monaten wirst du schon relativ genau planen können, wie viele Waren du in welchem zeitlichen Abstand benötigst.
Personalplanung
Je nachdem, wie groß dein Café sein soll, wie viele Mitgründer du hast und welche Art von Speisen du anbietest, wirst du früher oder später Mitarbeiter einstellen wollen. Auch hier gilt: Nimm dir genug Zeit, um die Anforderungen an deine Angestellten zu formulieren und eine saubere Personalplanung aufzustellen. Auf dieser Basis erstellt du deine Stellenausschreibungen und führst Bewerbungsgespräche durch. Denke daran, dass deine Mitarbeiter dich und dein Café 1:1 bei deinen Gästen repräsentieren, wähle also weise.
Ebenso solltest du dich vorab mit dem geltenden Arbeitsrecht und den entsprechenden Verträgen vertraut machen. Konsultiere hierzu im Zweifelsfall einen Experten.
Erstelle deinen Schichtplan am besten mit digitalen Tools für Personaleinsatzplanung.
Marketing
Marketing ist ein Thema, mit dem sich viele nicht gerne befassen. Doch wenn du ein Café betreibst, gehört gutes Marketing genauso dazu, wie eine saubere Buchführung.
Offline Marketing
Mund-zu-Mund-Propaganda ist zweifelsfrei enorm wichtig und eine bewährte Methode, neue Gäste anzulocken. Du solltest allerdings weitere Maßnahmen in Angriff nehmen. Das fängt alleine schon mit deiner Außenbeschilderung an. Hast du einen Namen und ein passendes Logo gefunden, gehören sie außen an dein Café. Du musst dich hier nicht verkünsteln aber z.B. eine individuelle, einheitliche Schriftart schaffen Wiedererkennungswert. Diese verwendest du am besten auch für deine Menükarten.
Am Anfang bzw. zur Eröffnungsfeier deines Cafés macht es ebenfalls Sinn, Flyer an Orten zu platzieren, die von deiner gewünschten Zielgruppe häufig besucht werden.
Im laufenden Betrieb kannst du Stammkunden z.B. mit einem Treueprogramm belohnen. Eine allseits bekannte Methode ist dabei die Ausgabe von Stempelkarten, bei denen deine Gäste nach beispielsweise 10 Kaffees einen Kaffee umsonst bekommen.
Online Marketing
Natürlich darf die digitale Version der Mund-zu-Mund-Propaganda - Social Media - nicht fehlen. Erstelle für den Anfang zumindest eine Facebook-Seite für dein Café mit den wichtigsten Infos: Adresse, Öffnungszeiten und im besten Fall den Menü. Hierüber stellst du auch ggfs. deine geplanten Events ein, wie zum Beispiel deine Eröffnungsfeier.
Melde dich zudem bei Google My Business an. Dort erstellst du ein Profil mit den wichtigsten Daten und Fotos deines Cafés. So wirst du in der Google-Suche mit deiner Location gefunden und erscheinst auf Google Maps. Außerdem können dir deine Gäste dort eine Rezension hinterlassen. Tripadvisor und Yelp sind weitere Portale, auf denen ein Eintrag für dein Café sinnvoll ist.
Finanzen
Mal ehrlich: Nur wenige Menschen setzen sich gerne mit dem Thema Finanzen auseinander. So viele Vorschriften und Gesetze und als normaler Mensch blickt man eh nicht mehr durch. Richtig. Und genau deshalb ist es wichtig, dass du dich von Anfang an ordentlich damit auseinandersetzt, Wissenslücken schließt und dich sauber aufstellst. Das erspart dir später ein böses Erwachen, denn drumrum kommst du eh nicht.
Buchhaltung
Falls noch nicht geschehen, solltest du dir spätestens jetzt eine/n Buchhalter*in bzw. Steuerberater*in suchen. Möchtest du wirklich jeden Monat und zum Jahresabschluss die Zettelwirtschaft, Lohnabrechnung und Steuererklärung alleine machen? Bestimmt nicht. Es ist wichtig, dass du dich zumindest grob mit der Materie auskennst aber es gibt einen Grund, warum es diese Berufsgruppen gibt: Damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst und sie dir im Hintergrund den Rücken freihalten.
Steuern
Als Gastronom*in und Selbständige*r kommen eine Reihe an Steuerzahlungen auf dich zu. Setze dich dazu mit deiner Steuerberatung und Buchhaltung zusammen. Folgende Steuern musst du an das Finanzamt abführen:
- Umsatzsteuer
- Gewerbesteuer
- Einkommenssteuer (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
- Körperschaftssteuer (für Kapitalgesellschaften)
- Solidaritätszuschlag
- Lohnsteuer / Kirchensteuer (wenn du Mitarbeiter beschäftigst)
- Pauschalbeträge für Sachentnahmen
- Sonstige Steuern, z.B. beim Verkauf von alkoholischen Getränken
- Grundsteuer (wenn dir das Grundstück bzw. Café selbst gehört, also nicht gepachtet ist)
Geschäftskonto eröffnen
Gesetzlich bist du je nach Gründungsform nicht dazu verpflichtet, ein extra Geschäftskonto zu eröffnen. So müssen nur Kapitalgesellschaften ein Geschäftskonto führen. Im laufenden Betrieb hat es jedoch nur Vorteile, wenn du geschäftliche Transaktionen von deinem Privatkonto trennst. Das ist vor allem auch einfacher für deine Buchhaltung, da diese z.B. durch einen eigenen Zugang zu deinem Geschäftskonto alle Überweisungen selbständig tätigen kann. Informiere dich über die jeweiligen Konditionen der einzelnen Banken, die ein Geschäftskonto anbieten. Da du mit deinem Café wahrscheinlich einen großen Anteil an Bargeld einnehmen wirst, solltest du auf entsprechende Einzahlungsmöglichkeiten achten.
Versicherungen
Als selbständige/r Café-Inhaber*in trägst du eine Reihe an Risiken, für die du eine entsprechende Versicherung abschließen solltest. Dabei kommt es auf deine individuelle Situation an, welche Versicherungen du in welchem Umfang abschließen solltest. Damit du am Ende nicht komplett überversichert dastehst, wie Gerhard Polt in dem Film "Kehraus", lässt du dich am besten auch hierfür von einem Experten beraten. Grundsätzlich sind aber die folgenden Versicherungen für dein Gastgewerbe relevant:
- Betriebshaftpflichtversicherung
- Gewerbliche Rchtsschutzversicherung
- Geschäftsinhalts- bzw. Inventarversicherung
Für dich persönlich als Gewerbetreibende*r sind diese Versicherungen wichtig:
- Krankenversicherung (entweder gesetzlicher Krankenversicherung die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit melden oder eine private Krankenversicherung abschließen)
- Unfallversicherung
- (Private) Rentenversicherung bzw. Altersvorsorge
Eröffnung
Du hast es geschafft! Deine Checkliste ist abgehakt und alles ist bereit zur Eröffnung deines eigenen Cafés. Jetzt darfst du diesen Meilenstein mit einer ordentlichen Einweihungsparty feiern - eine super Gelegenheit, dich und dein Café in der Stadt bekannt zu machen. Wie oben im Punkt "Marketing" bereits erwähnt, kommunizierst du die Eröffnung am besten wie folgt:
- Flyern oder Poster an strategisch gut gewählten Orten, an denen sich deine Zielgruppe aufhält
- Event auf Facebook einstellen
- Und natürlich: Erzähle deinen Freunden, Bekannten, Familienangehörigen etc. davon!
Achtung: Auch wenn du grundsätzlich keine alkoholischen Getränke auf deiner Karte hast, deinen Gästen aber zur Eröffnung ein Gläschen Sekt ausgeben möchtest, brauchst du dafür eine Ausschankgenehmigung. Diese einmalige Gestattung zum Ausschank alkoholischer Getränke erhältst du beim Ordnungsamt. Plane dafür am besten 2 - 3 Wochen Vorlaufzeit ein.
Habe ich etwas in meiner Auflistung vergessen? Möchtest du deine Erfahrungen mit anderen teilen oder hast weitere Anmerkungen oder Fragen? Dann freue ich mich auf dein Feedback in den Kommentaren!
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