Eigenes Café eröffnen - Diese Rechtsformen gibt es

Wenn du dich mit deinem eigenen Café selbständig machen willst, wirst du dich spätestens bei der Gewerbeanmeldung für eine Rechtsform entscheiden müssen. In Deutschland gibt es inzwischen einige unterschiedliche Unternehmensformen, die für Gründungen in der Gastronomie gut passen. Was sie voneinander unterscheidet, welche Kosten auf dich zukommen und welche Vor- und Nachteile zu beachten sind, erfährst du in diesem Beitrag. Die nachfolgend recherchierten Daten befinden sich auf dem Stand vom September 2019.

Existenzgründung in der Gastronomie

In der Gastronomiebranche sind Gründungen in der Form des Einzelunternehmens, der GbR, GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ziemlich häufig. Natürlich gibt es in Deutschland weitaus mehr Unternehmensformen:

• Einzelunternehmen
• Personengesellschaft
• GbR
• OHG
• KG
• GmbH & Co. KG
• PartG
• Kapitalgesellschaft
• GmbH
• UG (haftungsbeschränkt)
• AG
• KGaA

Der Sinnhaftigkeit halber schauen wir uns nur die in der Gastronomiebranche üblichen Rechtsformen Einzelunternehmen, GbR, GmbH und UG (haftungsbeschränkt) im Folgenden genauer an. Wenn du dich für die anderen Formen interessierst, findest du hier weitere Informationen.

GmbH

Eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) zählt zu den Kapitalgesellschaften und wird in der Regel von mindestens zwei Personen gegründet. Jedoch ist auch die Gründung einer "Ein-Personen-GmbH" (umgangssprachlich: Ein-Mann-GmbH) möglich. Der Zusatz "mit beschränkter Haftung" verdeutlicht dabei das Risiko, das die Gesellschafter:innen tragen: Sie haften nur mit dem Stammkapital des Unternehmens. Das setzt voraus, dass ihr die Mindesteinlage von 25.000 Euro eingezahlt habt. In der Praxis könnt ihr zwar mit 50% des vorausgesetzten Stammkapitals starten (also 12.500 Euro), ihr seid aber als Gesellschafter verpflichtet, die fehlenden 50% zeitnah einzuzahlen. Bis das geschehen ist, haftest du als Gesellschafter:in auch mit deinem Privatvermögen in Höhe der noch ausstehenden Einlagen. Das macht die GmbH zu einer Kapitalgesellschaft. Sie agiert als eigenständige Rechtsperson, die von der Geschäftsführung vertreten wird.

Die Gründung einer GmbH ist aufgrund des einzubringenden Kapitals und der Haftungsregelungen mit einigem Aufwand verbunden. So müssen du und deine Mitgründer im ersten Schritt einen Gesellschaftervertrag aufsetzen. Darin wird festgehalten, wer die Gründer:innen sind, Name und Gesellschaftssitz des Unternehmens, Höhe des Stammkapitals, Anzahl und Höhe der Stammeinlagen sowie der Unternehmensgegenstand. Der Anteil der Stammeinlagen bestimmt auch den Anteil der Stimmrechte und des Gewinns (oder Verlusts). Den Gesellschaftervertrag erstellst du mit denen Mitgründern am Besten mit Hilfe eines Anwalts oder einer Anwältin. Es gibt auch die Möglichkeit, ein sogenanntes Musterprotokoll zu verwenden. Dieses darf allerdings nicht abgeändert werden und ist v.a. dann sinnvoll, wenn du eine Ein-Personen-GmbH oder mit maximal zwei weiteren Personen gründest.  Investiere im Vorfeld genug Zeit, den Gesellschaftervertrag aufzusetzen. Jede Änderung des Vertrags muss erneut notariell beurkundet werden, was dich erneut entsprechend kostet.

Diesen Gesellschaftervertrag lässt du im nächsten Schritt notariell beurkunden. Das ist ein Muss. Bei diesem Termin müssen alle Gesellschafter:innen anwesend sein oder eine entsprechende Vollmacht ausgestellt haben. Bei diesem Termin bestellt ihr zudem die Geschäftsführung. Anschließend befindet sich die Gesellschaft in Gründung (GmbH i.G.).

Der nächste Weg führt dich zur Bank, bei der du dein bzw. euer Geschäftskonto eröffnest und die Stammeinlage einbezahlt wird. Dieser Termin solltest du so bald wie möglich nach der notariellen Beurkundung wahrnehmen. Hier muss zumindest die Geschäftsführung anwesend sein, manche Banken verlangen die Anwesenheit aller Gesellschafter:innen. Frag am besten vor dem Banktermin noch einmal nach, wer anwesend sein muss. Lass dir die Einzahlung in jedem Fall bescheinigen.

Diesen Einzahlungsbeleg übermittelst du nun schnellstmöglich an dein Notariat, damit der Handelsregistereintrag beim zuständigen Amtsgericht abgewickelt werden kann. Sobald der Eintrag veröffentlicht wurde (in der Regel nach spätestens ein paar Wochen), bekommst du per Post Bescheid. 

Deine GmbH musst du anschließend beim Gewerbeamt anmelden. Der Gewerbeschein schlägt je nach Stadt mit bis zu 65 Euro zu Buche. Dies kannst du allerdings erst tun, wenn dein Unternehmen bereits im Handelsregister eingetragen ist, denn für die Gewerbeanmeldung benötigst du deine Handelsregisternummer.

Ziemlich zeitgleich schickt dir das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Diesen füllst du am besten mit deinem/r Steuerberater:in aus. Diesen schickst du zusammen mit dem Handelsregisterauszug und Gesellschaftervertrag per Post zurück. Nach ein paar weiteren Wochen bekommst du dann die Steuernummer für deine GmbH, die du auf allen Rechnungen, Gutschriften, etc. ausweisen musst. 

Nun kann es endlich losgehen...fast. Denn du musst deine GmbH noch bei weiteren Ämtern und Behörden anmelden, wie z.B. bei der IHK. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, benötigst du eine Betriebsnummer vom Arbeitsamt und eine Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.

Die GmbH ist zu doppelter Buchführung verpflichtet und du musst zum Start eine Eröffnungsbilanz erstellen. Dies machst du zusammen mit deiner Buchhaltung und Steuerberatung.

Für die Gründung deiner GmbH fallen (neben der Stammeinlage) weitere Kosten von bis zu ca. 1.000 Euro für die notarielle Beurkundung, die Gewerbeanmeldung und den Handelsregistereintrag an. Ggfs. kommen noch Anwaltsgebühren z.B. für die Erstellung des Gesellschaftervertrags auf dich zu.

Die folgenden Steuern musst du als GmbH-Inhaber:in an das Finanzamt abführen:

• Gewerbesteuer
• Körperschaftssteuer
• Solidaritätszuschlag
  
• Lohn-/Kirchensteuer (wenn du Mitarbeiter:innen beschäftigst)
• Kapitalertragssteuer
• Umsatzsteuer

UG (haftungsbeschränkt)

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist genau genommen eine Sonderform der GmbH und somit eine Kapitalgesellschaft. Du kannst auch hier alleine oder im Team gründen. Diese Rechtsform ist vor allem sinnvoll, wenn du aktuell kein Stammkapital von 25.000 Euro zur Verfügung hast. So benötigst du für die Gründung einer UG nur einen Euro Stammkapital. Es wird allerdings erwartet, dass du nach und nach Rücklagen von 25.000 Euro bildest, damit es nicht zu etwaigen Zahlungsengpässen oder - im schlimmsten Fall - zur Insolvenz kommt. Dies ist so geregelt: Du bist verpflichtet, 25% deines Jahresgewinns in eine Rücklage einzuzahlen (Thesaurierungspflicht bzw. Nachschusspflicht). Sobald du 25.000 Euro Rücklagen gebildet hast, steht es dir frei, deine UG in eine GmbH umzuwandeln. 

Übrigens: Der Zusatz "(haftungsbeschränkt)" muss auf allen offiziellen Dokumenten (auch auf deinen Rechnungen und generellem Schriftverkehr) ausgeschrieben werden. Es gibt zwar keine "haftungsunbeschränkte" UG, ist aber trotzdem Pflicht. Das sieht dann so aus: Dein Firmenname UG (haftungsbeschränkt).

Ansonsten läuft die Gründung einer UG genauso ab wie bei einer GmbH (siehe vorheriger Abschnitt). Ebenfalls gleich sind die Rechte und Pflichten der Gesellschafter:innen und der Geschäftsführung, die zu entrichtenden Steuern sowie die Pflicht zur doppelten Buchführung. Die zusätzlichen Gründungskosten (Notariat, Handelsregistereintrag, Gewerbeanmeldung etc.) können geringer ausfallen, als bei der Gründung einer GmbH. Dies hängt u.a. von der Art des Gesellschaftervertrags, Anzahl der Gründer:innen und des eingezahlten Stammkapitals ab. Du solltest aber tendenziell mit ein paar Hundert Euro an Gründungskosten rechnen.

Einzelunternehmen

Wie der Name schon sagt, wird ein Einzelunternehmen von einer einzelnen Person gegründet. Du bist dementsprechend alleinige:r Inhaber:in des Unternehmens. Das bedeutet, wenn du diese Unternehmensform wählst, hast du den alleinigen Gewinnanspruch, haftest auf der anderen Seite aber auch alleine und unbeschränkt mit deinem Privatvermögen. 

Die Gründung eines Einzelunternehmens ist sehr einfach und kostengünstig: Ein bestimmtes Mindestkapital zur Gründung eines Einzelunternehmens ist nicht nötig. Als zukünftige:r Café-Betreiber:in holst du dir beim Gewerbeamt einen Gewerbeschein, der mit maximal 65 Euro zu Buche schlägt (je nach Stadt). Das Finanzamt wird vom Gewerbeamt anschließend von deiner Gründung informiert und sendet dir innerhalb von ca. 2 Wochen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Du kannst diesen aber auch direkt auf der Website deines zuständigen Finanzamts herunterladen, um den Prozess etwas zu beschleunigen. Nachdem du diesen ausgefüllt zurückgeschickt hast, erhältst du in der Regel innerhalb von 2 - 6 Wochen einen Bescheid mit deiner Steuernummer. 

Als Einzelunternehmer:in genügt für dich zur Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Ermittlung deines zu versteuernden Gewinns. Ab einer jährlichen (Geschäftsjahr) Umsatzgrenze von ca. 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro wird eine doppelte Buchführung notwendig.

Du kannst als Gründer:in eines Einzelunternehmens Mitarbeiter beschäftigen. Dazu benötigst du lediglich eine Betriebsnummer, die du beim zuständigen Arbeitsamt beantragst.

Als Einzelunternehmer:in musst du folgende Steuern an das Finanzamt abführen:

• Einkommenssteuer
• Solidaritätszuschlag
• Gewerbesteuer (hier hast du einen jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro vom Gewerbeertrag; Stand 11/2020)
• Umsatzsteuer
• Lohn- und ggfs. Kirchensteuer (wenn du Mitarbeiter beschäftigst)

GbR

Die GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) ist eine Personengesellschaft und somit im Gründungsprozess recht einfach gehalten. Sie kommt dann zur Anwendung, wenn sich mindestens zwei Personen zur Erreichung eines gemeinsamen (geschäftlichen) Zwecks zusammentun. Als Gründer:in einer GbR haftest du unbeschränkt und im worst case Szenario auch mit deinem Privatvermögen.

Wie das Ganze in der Praxis aussehen soll, wird im Gesellschaftervertrag festgehalten. Dort regelt ihr u.a. wie viele Gesellschafter:innen es geben soll, den Unternehmenszweck, wer Geschäftsführer:in wird sowie die Haftungs-, Gewinn- und Verlustverteilung. Macht euch Gedanken (Blick in den Businessplan!), welche Summe an Startkapital ihr benötigt und wie ihr dieses aufbringt. Eine fixe Summe an Startkapital ist allerdings nicht vorgeschrieben. Anders als bei Kapitalgesellschaften muss dieser Gesellschaftervertrag nicht notariell beglaubigt werden. Wenn du aber für den Fall der Fälle auf Nummer sicher gehen willst, lass euren Gesellschaftervertrag von einem Anwalt oder einer Anwältin prüfen.

Sobald alle Gesellschafter:innen den Vertag unterschrieben haben, macht ihr euch auf den Weg zum Gewerbeamt. Wichtig ist hierbei, dass jede/r Gesellschafter:in einzeln einen Gewerbeschein ausfüllt. Das kannst du nicht alleine stellvertretend für eure GbR machen. 

Anschließend erhaltet ihr innerhalb von ein paar Wochen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt zugeschickt. Um den Vorgang etwas zu beschleunigen, könnt ihr euch das Formular meistens auch auf der Website eures zuständigen Finanzamts herunterladen. Ihr unterliegt nicht der doppelten Buchführung, d.h. eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung genügt.

Als Personengesellschaft seid ihr nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Um alle Transaktionen aber sauber voneinander zu trennen und es v.a. der Buchhaltung einfach zu machen, ist die Eröffnung eines extra Geschäftskontos aber auf jeden Fall sinnvoll.

Wenn ihr Mitarbeiter beschäftigen wollt, holt ihr euch eine Betriebsnummer beim zuständigen Finanzamt.

Diese Steuern bezahlst du als Gesellschafter:in einer GbR:

• Einkommenssteuer
• Solidaritätszuschlag
• Gewerbesteuer (jährlicher Freibetrag von 24.500 Euro vom Gewerbeertrag; Stand: 11/2020)
• Umsatzsteuer
• Lohn- und Kirchensteuer, wenn ihr Mitarbeiter beschäftigt

Überblick Tabelle Unternehmensformen

Hier kannst du dir eine Tabelle mit den wichtigsten Unterschieden der oben beschriebenen Unternehmensformen als PDF herunterladen:

Fazit

Für welche Unternehmensform du dich für die Gründung deines Cafés entscheidest, hängt von individuellen Faktoren ab, z.B.:

• Willst du alleine oder im Team gründen?
• Welches Startkapital habe ich zur Verfügung?
• Ist es ok für mich, unbeschränkt haftbar zu sein?
• Welche Buchführungs-, Veröffentlichungs- und Steuerpflichten kommen auf mich zu?

Ich kann und will hier keine Empfehlung aussprechen. Sprich am besten mit deiner/m Existenzgründerberater:in dieses Thema im Detail durch. Wenn ich an meine mögliche Café-Eröffnung denke, würde ich eher zur Gründung einer Kapitalgesellschaft tendieren, da v.a. für die Café-Ausstattung und eventuelle Umbaumaßnahmen einiges an Geld investiert werden muss. Zudem wird im worst case Szenario mein Privatvermögen nicht angetastet.

Zu welcher Unternehmensform tendierst du? Wenn du bereits ein Café eröffnet hast: Welche Gründungsform hast du gewählt und warum? Habe ich was Wichtiges in meiner Auflistung oben vergessen? Teile deine Erfahrungen gerne in den Kommentaren!