Du hast den Wunsch, ein eigenes Café zu eröffnen und willst nun endlich den Ball ins Rollen bringen. Nun stellt sich die Frage: Wo fange ich an? Und was sind die Voraussetzungen, um ein Café zu eröffnen? In diesem Beitrag findest du eine Auflistung der wichtigsten Schritte in der Planungs- und Vorbereitungsphase für deine Existenzgründung.
Am Anfang steht der Businessplan
Die Eröffnung eines eigenen Cafés ist eine Existenzgründung wie jede andere. Das bedeutet, dass du dich auf eine Menge Recherche und Vorarbeit einstellen musst, bevor du auch nur daran denken kannst, eine Tasse Kaffee zu verkaufen. Wenn du noch komplett am Anfang stehst und keine Ahnung hast, wie du den Business-Aspekt deines Cafés angehen sollst, ist eine Existenzgründerberatung von von Vorteil. Diese wird von unterschiedlichen Institutionen angeboten, z.B. von der IHK. Dort wird man dir raten, einen konkreten Businessplan zu erstellen. Das klingt erstmal etwas abschreckend, aber dein/e Gründungsberater*in wird dich dabei unterstützen und du wirst dadurch quasi gezwungen, dich ganz konkret mit deinem Vorhaben und den damit verbundenen finanziellen Aspekten auseinanderzusetzen.
Die nachfolgenden Punkte wirst du detailliert in deinem Businessplan bearbeiten:
Das Konzept deines Cafés
Welche Vision hast du für dein Café? Welche Zielgruppe willst du ansprechen und wie? Soll dein Café ein bestimmtes Thema haben, durch eine besondere Einrichtung hervorstechen oder möchtest du zusätzliche Services anbieten? Welches gastronomische Angebot möchtest du deinen zukünftigen Gästen bieten? Beschränkst du dich nur auf Kaffee und kleine Backwaren oder möchtest du beispielsweise einen Mittagstisch oder ein Brunchbuffet anbieten? Hast du vor, deinen Kaffee selbst zu rösten und deine Bohnen ggfs. zusätzlich zum im eigenen Shop zu verkaufen? Bei der extrem großen Anzahl an Cafés solltest du einen USP (= unique selling point) herausarbeiten und so klar wie möglich formulieren. Dein Konzept ist natürlich nicht in Stein gemeißelt aber es ist hilfreich, wenn du dir gleich von Beginn an Gedanken über dein Alleinstellungsmerkmal machst.
Achtung: Wenn du in deinem Café Alkohol ausschenken möchtest, gelten zusätzliche Auflagen für dich und du musst eine Gaststättenerlaubnis einholen.
Location, Location, Location
Der Standort deines Cafés ist ebenso ausschlaggebend wie dein Konzept. In diesem Schritt führst du eine Standortanalyse durch: Wo hält sich deine Zielgruppe auf? Möchtest du eher Geschäftsleute ansprechen, bieten sich Räumlichkeiten in der Nähe von Unternehmen an. Soll dein Café "der dritte Ort" für junge Familien werden? Dann solltest du nach einer freien Location in dem Stadtteil suchen, in dem diese Familien wohnen. Du siehst, alles baut aufeinander auf. Im selben Zug führst du eine Wettbewerbsanalyse durch: Wie viele Cafés gibt es bereits in der Straße oder näheren Umgebung? Sind diese individuelle Cafés oder Teil von größeren Ketten? Achte darauf, dass du dich nicht "mit hineinquetschst". Das erhöht nicht nur den (Konkurrenz-)Druck für dich, sondern auch für die bereits etablierten Locations vor Ort.
Ebenso wichtig ist die Entscheidung, ob du die Räumlichkeiten eines bestehenden Gastronomiebetriebs übernimmst oder ob du deine Wunschlocation nach deiner Vorstellung umbauen willst. Ersteres bringt generell weniger Investitionen und Abnahmen durch die zuständigen Behörden mit sich. Zudem kannst du möglicherweise bestehendes Inventar wie z.B. die Theke oder andere Einrichtung günstig abkaufen. Möchtest du eine Location komplett nach deiner Vision ausrichten und umgestalten, musst du die finanzielle Belastung entsprechend kalkulieren und die benötigten Genehmigungen einholen: So musst du bei einer anderen Raumaufteilung oder Größenänderung eine Nutzungsänderung beantragen. Erstelle am besten eine Liste mit Mindestanforderungen für deine Location.
Achte außerdem darauf, ob zu den Räumlichkeiten auch ein Außenbereich gehört. Hierfür benötigst du nämlich - Überraschung - eine Sondernutzungserlaubnis und erweiterte Gaststättenerlaubnis, welche mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Wähle deine Gründungsform
Da du dich mit der Eröffnung deines Cafés selbständig machst, ist es nötig, eine Gründungs- und Rechtsform zu wählen. Welche das ist, ist abhängig von diversen Faktoren, z.B.:
- Anzahl Gründer
- (Finanzielle) Haftung
- Steuerliche Aspekte
In der Branche gängig sind neben der Anmeldung als Einzelunternehmen die Rechtsformen UG (haftungsbeschränkt), GmbH oder GbR. Beachte hierbei, dass bei einer Gründung als Kapitalgesellschaft (GmbH und UG) weitere Kosten auf dich zukommen (z.B. Notarkosten) und du andere Vorgaben hinsichtlich Buchführung und Steuerzahlung hast.
Der Name für dein Café
Klingt so simpel, kann aber mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen: Die Namenswahl für dein Café. Generell sind deiner Fantasie keine Grenzen gesetzt, du solltest nur darauf achten, dass du keine Namens- und Markenrechte verletzt. Deine Gäste sollten sich den Namen deines Cafés gut einprägen können und ihn nicht mit deiner Konkurrenz verwechseln. Wähle dementsprechend einen individuellen Namen, den es so (zumindest in deiner Stadt oder näheren Umgebung) noch nicht gibt.
Marketingmaßnahmen bestimmen
Das Grundgerüst deines Cafés steht - zumindest auf dem Papier. Nun ist es an der Zeit, dir Gedanken zu machen, wie du deine ersten Gäste anlocken und im besten Fall zu Stammkunden machen kannst. Das fängt mir einer einfachen Online Präsenz an (eine Facebook-Seite und ein Eintrag in Google My Business sind das Minimum) und geht bis hin zu Sponsoring von (lokalen) Events. Überlege dir, wo sich deine Zielgruppe herumtreibt und wie du sie dort erreichen kannst. Deine Marketingmaßnahmen sollten auch zu deinem Konzept und deiner Vision passen. Vergiss nicht, ein entsprechendes Marketingbudget einzukalkulieren.
Finanzplan erstellen
Du hast es bis hierhin geschafft und hast nun eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wie du dein Café führen willst. Nun kommen wir zu dem Teil, in dem du dich der knallharten Realität stellen musst: Die Kostenkalkulation im Finanzplan für dein Café. Investiere hierfür genügend Zeit und recherchiere deine Kosten so genau wie möglich. Wenn es nämlich anschließend an die Finanzierung für dein Café geht, musst du eine konkrete Kostenaufstellung und eine Auswertung der geplanten Einnahmen vorweisen können. Externe Investoren wie z.B. Banken sind nämlich gar nicht sooo begeistert, Kredite für die Eröffnung von neuen Gastronomieangeboten zu vergeben. Das Statistische Bundesamt verzeichnet jedes Jahr zahlreiche Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen im Gastro-Bereich. Deshalb: Nimm das nicht auf die leichte Schulter sondern rechne genau durch, ob dein Traum vom eigenen Café auch in der Realität bestehen kann. Aber keine Angst, dein/e Existenzgründerberater*in hilft dir in der Regel dabei.
In deinen Finanzplan gehören:
Initiale Investitionskosten
- Gründungskosten (z.B. Gewerbeanmeldung, ggfs. Notarkosten, Kosten für Existenzgründungsberatung, etc.)
- Kosten für eventuelle Umbaumaßnahmen oder Renovierungsarbeiten
- Anschaffungskosten für Ausstattung (z.B. Gastro-Siebträgermaschine, Möbel, Deko, Geschirr, Kühlschrank, etc.)
- Erstmalige Warenanschaffung (recherchiere passende Dienstleister und fordere unverbindliche Angebote an)
Laufende Kosten
- Miete/Pacht
- Müllentsorgung
- Strom, Wasser, Gas
- Internet (intern und wenn du WLAN für deine Gäste anbietest)
- Hardware- und Lizenzgebühren für dein Kassensystem
- Wiederkehrender Wareneinkauf (ergibt sich aus den Erfahrungswerten der ersten Wochen und Monate)
- Gebühren für deine (erweiterte) Gaststättenerlaubnis wenn du Alkohol ausschenkst und/oder einen Außenbereich hast
- GEMA, Rundfunkbeitrag
- Personalkosten
- Versicherungen
- Marketingbudget
- Kosten für Buchhaltung und Steuerberatung
- Weitere laufende Kosten (z.B. Webhosting bei einer eigenen Website, Softwaregebühren, etc.)
- Nicht vergessen: Dein Gehalt!
Diese Kosten stellst du nun deinen geplanten Einnahmen gegenüber:
Einnahmen kalkulieren
All die oben aufgelisteten Kosten fließen in deine Preiskalkulation mit ein. Am besten ist es, du brichst deine laufenden monatlichen Kosten auf einen Tages- oder Wochensatz herunter und kalkulierst so, wie hoch dein Tages- bzw. Wochenumsatz sein muss, um zumindest diese Kosten zu decken.
Du musst natürlich das Rad nicht neu erfinden - schau dich nach links und rechts um. Welche Preise rufen deine Mitstreiter in deiner Stadt oder näheren Umgebung auf? Gerade, wenn du Specialty Coffee anbietest, dich richtig in Bezug auf deine Zielgruppe positionierst und mega Barista-Skills hast (bzw. ein/e hammer Barista in deinem Team ist), solltest du angemessene Preise aufrufen und dich nicht unter Wert verkaufen. Das schadet letzten Endes der gesamten Branche.
Finanzierungsmöglichkeiten für dein Café
Du hast nun deinen Businessplan vollständig ausgearbeitet, alle wichtigen Voraussetzungen recherchiert und einen durchdachten Finanzplan aufgestellt. Dein/e Existenzgründerberater*in gibt dir beide Daumen hoch - perfekt! Der erste wichtige Meilenstein ist geschafft! Nun geht es darum, die passende Finanzierung für die Gründung deines Cafés zu finden. Wie bei allen Finanzprodukten solltest du hier die einzelnen Angebote genau vergleichen und dann entscheiden, was für dich am besten passt.
Staatliche Fördermittel für Existenzgründer*innen
In Deutschland gibt es eine Reihe von staatlichen Fördermitteln für Gründer*innen, deren Umfang je nach Bundesland variieren. Dadurch kannst du beispielsweise eine kostenlose Gründungsberatung oder niedrig verzinste Darlehen in Anspruch nehmen. Informiere dich am besten, welche Möglichkeiten es in deinem Bundesland gibt und an welche Bedingungen die jeweilige Förderung geknüpft ist. Eine 100%ige Finanzierung durch den Staat ist unrealistisch, eine Selbstbeteiligung wird auf jeden Fall erwartet. Zudem werden dich die Fördermittelgeber um einen Plan bitten, was du für deinen wirtschaftlichen Erfolg zu tun gedenkst. Spätestens hier wirst du froh sein, einen ordentlichen Businessplan in der Tasche zu haben! Mehr Informationen zu verfügbaren staatlichen Fördermitteln findest du auf den Seiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie hier und hier.
Wenn du aus der Arbeitslosigkeit heraus gründest, steht dir der sogenannte Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit zu. Welche Voraussetzung dafür gelten findest du hier.
Bankenkredit für Existenzgründung
Alternativ zu einem staatlich geförderten Kredit kannst du auch einen klassischen Kredit bei einer Hausbank beantragen. Beachte aber, dass du hier in der Regel neben einem überzeugenden Finanzplan weitere Sicherheiten oder eine Bürgschaft sowie eine tadellose Bonität vorweisen musst.
Inzwischen gibt es andere Kreditformen, deren Hürde etwas niedriger ist, als beim klassischen Bankenkredit. Online Kredite zum Beispiel sind vergleichsweise einfach zu bekommen. Das liegt daran, dass die Darlehenssumme generell von mehreren Kreditgebern gestellt wird. Doch auch hier hängen die Konditionen stark von deinen Sicherheiten sowie deinem Projekt an sich ab.
Crowdfunding
Eine spezielle Form des Online Kredits ist das Crowdfunding. Über diverse Plattformen werden hierbei Projekte durch eine Crowd, also mehreren Kreditgeber, finanziert. Die Kreditgeber sind in diesem Fall meistens Privatpersonen.
Eigenkapital
Last but not least: Das Eigenkapital. Vielleicht hast du ja genug Geld auf der hohen Kante, um dich ohne Fremdfinanzierung mit deinem Café selbständig zu machen. Das hat natürlich den Vorteil, dass du komplett unabhängig an die Sache herangehen kannst. Allerdings gibt es vor allem von staatlicher Seite ein sehr gutes Angebot an Förderprogrammen, die du dir auf jeden Fall anschauen solltest.
Von der Finanzierung bis zur Eröffnung
Die Phase der Vorbereitung und Planung ist abgeschlossen: Du hast es geschafft, mit deinem Business- und Finanzplan ein großartiges Konzept aufzustellen und dir eine passende Finanzierung zu sichern. Herzlichen Glückwunsch! Doch wie geht es nun weiter? Im nächsten Artikel gehen wir die nächsten Schritte bis zur eigentlichen Eröffnung deines eigenen Cafés durch.
Hast du Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Teile deine Meinung und Erfahrung gerne in den Kommentaren!
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